1 Úvod
Jedným z príkladov praktického využitia ERP je spoločnosť SIKO Koupelny, ktorej implementáciu informačného systému skúmali Sodomka, Klčová a Kříž (2014).
Spoločnosť sa postupne rozvíjala z rodinného podniku na rozsiahlu obchodnú organizáciu. Rast sortimentu a rozširovanie obchodných aktivít zvýšili nároky na riadenie zásob, objednávok, financií a komunikácie medzi jednotlivými prevádzkami. Cieľom článku je predstaviť priebeh implementácie ERP systému v tejto spoločnosti a zhodnotiť jeho prínosy pre každodenné fungovanie podniku.
2 Dôvody implementácie
Pred zavedením komplexného ERP systému spoločnosť využívala viacero samostatných aplikácií na správu skladov, financií, účtovníctva a miezd. Rozdelenie údajov medzi rôzne systémy komplikovalo ich vzájomné prepojenie a riadenie podnikových procesov.
Významným problémom bolo aj riadenie skladových zásob. Spoločnosť potrebovala zabezpečiť dostupnosť požadovaného tovaru pre zákazníkov a súčasne obmedziť náklady spojené s nadmernými alebo nepredajnými zásobami. Zvyšujúci sa počet produktov a nákup tovaru od zahraničných dodávateľov túto úlohu ešte viac komplikovali.
Vedenie preto rozhodlo o zavedení jednotného informačného systému, ktorý by podporoval ďalší rast spoločnosti a poskytoval spoľahlivé informácie na riadenie jej činností.
3 Výber a implementácia ERP systému
Pri výbere systému spoločnosť porovnávala riešenia SAP Business All-in-One a Microsoft Dynamics AX. Rozhodujúcimi kritériami boli schopnosť systému pokryť potreby podniku, možnosti ďalšieho rozvoja, dostupné referencie a potenciál dodávateľov. Náklady na implementáciu a prevádzku boli dôležité, ale nepredstavovali hlavné rozhodovacie kritérium.
Spoločnosť si nakoniec vybrala riešenie založené na systéme SAP, ktoré implementovala v spolupráci so spoločnosťou Mibcon. Dôležitým dôvodom bola rýchlosť a cena implementácie konkrétneho riešenia. Podnik zároveň požadoval, aby sa predajné objednávky spracovávali priamo v systéme a aby bolo možné sledovať ich vývoj v rámci jedného dokumentu.
Pri implementácii sa spoločnosť rozhodla vo veľkej miere využívať štandardné procesy systému SAP namiesto rozsiahlych individuálnych úprav. Z pôvodne navrhovaných 70 požiadaviek na zmeny, ktoré by vyžadovali prispôsobenie systému, sa napokon nerealizovala ani jedna. Podnik namiesto toho upravil svoje pracovné postupy podľa možností štandardného riešenia.
Dôležitú úlohu zohrali aj zamestnanci. Do projektu boli zapojení pracovníci zodpovední za jednotlivé podnikové procesy, ktorí pomáhali pri výbere systému a následne sa podieľali na jeho zavádzaní. Vedenie využívalo finančnú aj nefinančnú motiváciu, pričom zdôrazňovalo prínosy systému pre prácu zamestnancov a fungovanie celej spoločnosti.
4 Praktické výsledky a prínosy systému
Implementácia ERP systému priniesla spoločnosti viacero praktických výhod. Jednou z najdôležitejších bolo vytvorenie jednotného informačného prostredia, v ktorom mali pracovníci k dispozícii rovnaké a aktuálne údaje.
V oblasti predaja systém umožnil rýchlejšie overovanie dostupnosti tovaru, jeho množstva a podmienok dodania. Zamestnanci predajní tak mohli zákazníkom poskytovať presnejšie informácie. Systém zároveň podporoval spracovanie objednávok, pričom približne 70 % objednávok bolo podľa štúdie spracovávaných jeho prostredníctvom.
Významné zlepšenie nastalo aj pri kontrole pohľadávok. Systém umožňoval blokovať objednávky zákazníkov, ktorí neuhradili svoje záväzky, prípadne požadovať schválenie nadriadeným pracovníkom. Toto opatrenie malo priamy vplyv na znižovanie objemu pohľadávok po splatnosti.
ERP systém podporil tiež marketingové činnosti, pretože umožňoval sledovať vzťahy medzi prezentovanými výrobkami a ich predajnosťou. V oblasti financií a kontroly poskytoval vedeniu podniku podklady na rozhodovanie založené na jednotných údajoch.
Spoločnosť následne rozvíjala svoje informačné riešenie aj prostredníctvom nástrojov Business Intelligence a SAP Warehouse Management. Business Intelligence pomáhala zjednocovať a upravovať údaje na účely reportovania a analýz. Riešenie SAP Warehouse Management podporovalo riadenie skladových činností.
Prípadová štúdia zároveň poukazuje na to, že samotné zavedenie systému nestačí. Spoločnosť pravidelne vyhodnocovala fungovanie procesov a zapájala ich vlastníkov a kľúčových používateľov do ďalšieho rozvoja systému. Tým sa vytvorili podmienky na priebežné zlepšovanie pracovných postupov.
5 Záver
Prípadová štúdia spoločnosti SIKO Koupelny ukazuje, že implementácia ERP systému môže významne podporiť riadenie obchodného podniku. Zavedenie riešenia SAP pomohlo zjednotiť podnikové údaje, zlepšiť dostupnosť informácií, podporiť spracovanie objednávok a posilniť kontrolu pohľadávok. Prínosy sa prejavili aj v oblasti skladového hospodárstva, marketingu a finančného riadenia.
Za dôležitý faktor úspechu možno považovať rozhodnutie využívať štandardné funkcie systému a prispôsobiť im podnikové procesy. Rovnako významné bolo zapojenie zamestnancov a pokračujúce vyhodnocovanie fungovania systému. Prípad preto potvrdzuje, že ERP treba vnímať nielen ako technologický nástroj, ale aj ako súčasť širšieho systému riadenia podniku.
Autor: Danyil Kentesh
ZOZNAM BIBLIOGRAFICKÝCH ODKAZŮ
SODOMKA, Petr, Hana KLČOVÁ a Jiří KŘÍŽ. 2014. Implementation of the ERP Concept in a Process-Managed Commercial Company: A Case Study. Journal of Enterprise Resource Planning Studies, 2014, Article ID 178055. DOI: 10.5171/2014.178055. Dostupné na: https://ibimapublishing.com/articles/JERPS/2014/178055/